Собрание коллегияльное заседание

Протоколы заседаний: составление и оформление

Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений

Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.

), как постоянных, так и временных.

Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений.

Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности, например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Подготовительный этап

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если заседание стенографировалось или велась звукозапись, после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон, после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

Оформление реквизитов протокола

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления.

Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Датой протокола

Источник: https://www.profiz.ru/sr/3_2005/1542/

Собрание коллегияльное заседание

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».

Обязательными реквизитами указания являются: ü наименование организации; ü название вида документа (УКАЗАНИЕ); ü дата и регистрационный номер документа; ü место составления или издания ü заголовок к тексту; ü подпись; ü визы согласования документа.

Пример оформления указания Решение Решение– это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

При необходимости наряду с решением указываются результаты ания: количество «за», «против», «воздержавшихся», а также, если ание было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате ания и признанных недействительными.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например: УТВЕРЖДЕНО Советом директоров ОАО «Росток» (протокол от 11.02.2005 № 2) Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола.

Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа — секретаря.

Важно

Понятие коллегиального управления; 2. Методика подготовки заседания коллегиального органа управления; 3. Рекомендации по проведению заседаний коллегиальных органов; 4. Психологические правила дискуссии на заседаниях коллегиальных органов.

Субъекты управления могут быть двух типов: единоличный (руководитель, менеджер) и коллективный. К коллективным органам управления относятся: коллеги, президиумы, дирекции, советы, ректоры и др. Коллективные органы управленияпо наиболее распространенной форме – коллегии – часто называют коллегиальными.

Документирование деятельности коллегиальных органов

Внимание

В государственных органах управления обычно создаются коллегии – высшая управленческая структура. Например, в республике Беларусь в каждом министерстве создается коллегия под председательством министра. Состав коллеги утверждается Советом Министров. Все наиболее важные вопросы отрасли обсуждаются на коллегии, и по ним принимаются решения.

В мировой практике управление организациями обычно осуществляется на принципах единоначалия. Коллегиальные органы выполняют совещательную функцию. А окончательное принятие решений и ответственность за них остается прерогативой первого лица – руководителя.

Исключением из правила единоначалия является Совет акционеров. Здесь решение принимается большинством, которое владеет 50 % плюс одна акция. В сфере производственного управления, несмотря на единоначалие, коллегиальные органы играют очень важную роль.

Заседания коллегиальных органов управления

Обязательными реквизитами распоряжения являются: ü наименование организации; ü название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ); ü дата и регистрационный номер документа; ü место составления или издания; ü заголовок к тексту; ü подпись; ü визы согласования документа.

Пример оформления распоряжения Указание Указание– правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевы-ми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от содержания указания.

Протоколы заседаний: составление и оформление

Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа: ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов ПРОТОКОЛ (чего?) заседания дирекции Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной.

Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня.

Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей.

Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации: Присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).

Протокол, как основной документ заседания коллегиального органа

Добивайтесь качественного решения по каждому вопросу. Направляйте разговор в ходе обсуждения так, чтобы затрагивался проект решения. Все предложения, внесенные по проекту решения, ставьте на обсуждение и ание.
Психологические правила дискуссии на заседаниях коллегиальных органов управления призваны повышать результативность заседаний. Рассмотрим три основных правила (таблица 2.2).

Коллегиальное заседание суда

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформули-рован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?», например: «О создании филиала общества в г.

Твери» «Об изменении устава общества». В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю»). Текст приказа состоит из двух частей: ü констатирующей части (преамбулы); ü распорядительной части.

В констатирующей частидается обоснование предписываемых действий.

Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е.

Протокол

Заголовочная часть В заголовочной части протокола указываются следующие обязательные реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• место составления или издания документа.

Рассмотрим ситуацию, если заседание (совещание) проводится в структурном подразделении. В заголовочной части перед словом ПРОТОКОЛ указывают наименование структурного подразделения. Например: Вид документа рекомендуется указывать прописными буквами (ПРОТОКОЛ). Датой протокола является дата заседания (совещания). Дата может быть оформлена:

• цифровым способом (например, 21.10.2015);
• словесно-цифровым способом (например, 21 октября 2015 г.).

Источник: http://yuristrb-ufa.ru/sobranie-kollegiyalnoe-zasedanie/

Рабочие совещания без составления протокола. Повестка дня заседания. Образец оформления протокола

Новая страница 1

Протокол как отражениеколлегиального способа принятия решений

Протокол заседания применяетсядля документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов(коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так ивременных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорахдля фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанныхсовместно условий.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Протоколзаседания отражает деятельность по совместной выработке и принятиюуправленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболееважные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующиеколлективного, совместного обсуждения и принятия решения.

Коллегиальный способ принятиярешения используется в деятельности практически любой организации, независимо отее организационно-правовой формы и характера деятельности,например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основеколлегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров(наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Крометого, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например пригенеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии длясовместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Подготовительный этап

Как правило, заседаниюпредшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания,информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц,подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения назаседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проектрешения), их копирование и рассылка всем участникам заседания дляпредварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания идр.

Заседанию коллегиального органапредшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах:от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (есличисло участников заседания не превышает 15 человек), составления спискаприсутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных суказанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) дорегистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседанийобщих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседанииакционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания.Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только припредъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрацияприсутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решенияколлегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, атакже в том случае, если все участники заседания обладают достаточнымиполномочиями для участия в ании по принимаемым решениям.

Протокол составляется наосновании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновыхрукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов,подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектоврешений, повестки дня, списков участников и др.).

Если заседаниестенографировалось или велась звукозапись, после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписьюи оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическимипротоколами).

Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либопо частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любомслучае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания,не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Если ход заседания записывалсяна магнитофон или диктофон, после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или)протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, втечение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозаписьзаседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможныхвопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиальногооргана звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивногохранения.

Оформление реквизитовпротокола

С точки зрения полнотыотражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилиивыступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждомконкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа илирешается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляютсяна стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименованиеорганизации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа,регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформлениереквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированныесистемы документации. Система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов».

Датой протокола

Источник: https://gpu53.ru/rabochie-soveshchaniya-bez-sostavleniya-protokola-povestka-dnya-zasedaniya-obrazec/

Коллегиального принятия решения

Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания.

В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Протокол оформляется на общем бланке формата А4.

В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон, после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

Источник: https://1privilege.ru/sobranie-kollegiyalnoe-zasedanie/

Протокол заседания коллегиального органа

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

Пример оформления на бланке протокола (бланк конкретного вида документа) с продольным расположением реквизитов Бланки конкретного вида документов используются при издании большого количества их экземпляров. Остальные документы оформляются на общем бланке.

На нем оставляют чистое место для нанесения названия любого вида документа.
Протокол заседания совета директоров составляется не позднее чем через три дня после его проведения.

В разделе можно заполнить шаблон протокола заседания совета директоров АО и скачать готовый документ в формате Word или PDF.

Порядок составления протокола заседания совета директоров АО

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.Согласно п. 1 ст. 64 ФЗ «Об акционерных обществах», совет директоров – это орган, осуществляющий общее руководство деятельностью акционерного общества.

СД должен состоять не менее чем из пяти членов (п. 3 ст. 66 Закона об АО). Организует работу совета директоров председатель.Д анная статья — наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол.

Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

ПРИКАЗ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15-06-2007 76 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ…

В случае, если совет директоров в обществе не создан, предварительно утверждать годовой отчет может только единоличный исполнительный орган (директор, генеральный директор). Общество вправе самостоятельно предусмотреть порядок созыва и проведения заседания совета директоров в уставе или в ином внутреннем документе, так как такой порядок Законом об АО не регламентирован.

Обязательному протоколированию подлежат:

• заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
• разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Протокол используется для документирования деятельности как временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.), так и постоянных (коллегии министерств и госкомитетов, ученые советы научных учреждений, президиумы и т.п.) коллегиальных органов.

Протоколами оформляется также деятельность следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и др.
Заголовочная часть Протоколы оформляются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе формата A4.

Расположение реквизитов заголовочной части во всех случаях продольное или угловое.

Порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных органов организации определяется положениями об этих органах или регламентах их работы (п. 110 Инструкции).
Тихонова.

Основная часть текста протокола излагается в соответствии с вопросами повестки дня. Построение каждого вопроса осуществляется по схеме: Слушали – выступили – постановили (решили). Эти слова печатают прописными буквами.

Принимаемые решения коллегиального органа (профкома, президиума) требуют ания.

Одним из вопросов, поднимаемых на годовом общем собрании акционеров, является утверждение годового отчета. Согласно п. 4 ст.

88 Закона об АО, годовой отчет подлежит предварительному утверждению СД не позднее чем за 30 дней до даты проведения годового общего собрания акционеров.

Вопросы, которые могут быть указаны в образце протокола заседания совета директоров, перечислены в п. 1 ст. 65 Закона об АО. К компетенции совета директоров относится организация созыва годовых и внеочередных общих собраний акционеров.

Если совет директоров в обществе не создан, то его функции выполняет общее собрание акционеров в соответствии с абз. 2 п. 1 ст. 64 Закона об АО.

Решение коллегии печатается полностью; текст решения строится по образцу текста приказа с использованием глаголов в повелительной форме.

Даю согласие на обработку моих персональных данных, указанных в Анкете участника конкурса на получение денежного поощрения лучшими учителями, в том числе, с использованием средств автоматизации, согласно Федеральному закону -ФЗ «О персональных данных» п. 3 ст. 3. Настоящее согласие действует со дня подписания до дня его отзыва в письменной форме.