Утверждены авансовые отчеты и израсходованные подотчетные суммы списаны на нужды производства проводка
Утверждены авансовые отчеты и израсходованные подотчетные суммы списаны на нужды производства проводка
Кстати, он может так оплачивать не только товары, но и ранее оказанные услуги нашей фирме.
Понятно, что подотчетник покупает на сумму, не большую чем ему выдали, согласны? В реальности, бывает часто так, что подотчетнику не хватило денег, и он добавил свои личные деньги, чтобы купить.
Получается, что потратил денег больше, чем получил из кассы. Когда подотчетник в бухгалтерии отчитается о покупках (предоставит документы, а мы сделаем проводку), окажется, что сумма Кредита по 71 будет больше чем по Дебету.
Вот и получается кредитовый остаток, т.е. появляется долг фирмы перед подотчетником, который своими деньгами «доплачивал» за фирму. Теперь остаток по Кредиту пойдет в Баланс в таблицу «Пассив».
Активно-пассивные бухсчета налогов
Что же касается 68 и 69 счетов, то эта счета учета налогов. Кредит этих счетов является долгами нашего предприятия.
Списание с подотчетного лица суммы аванса отражается по кредиту счета 71. В зависимости от того, на что потрачены деньги, 71 счет бухгалтерского учета корреспондирует с соответствующими счетами бухгалтерского учета.
Если на подотчетные деньги приобретены товары, то расходы списываются проводкой Д41 К71.
Если в установленный срок деньги подотчетным лицом не возвращены, или же он не отчитался за потраченные средства, то подотчетные суммы списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71.
Если в дальнейшем деньги так и не возвращены, то сумма аванса может быть удержана из заработной платы работника проводкой Д70 К94.Эта проводка может быть выполнена в том случае, если есть возможность сразу удержать всю сумму аванса из зарплаты.
- Активно-пассивные бухсчета налогов
- Утверждены авансовые отчеты и израсходованные подотчетные суммы списаны на нужды производства проводка
- Пример 3.
- Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами
- Пример бухгалтерских проводок на 71 счете
- Что такое кредит 71 счета кратко
- Отображение сальдо 71 счета на строках бухгалтерского баланса
- Обнуление показателей долга руководителей
- Можно ли принять к вычету НДС?
- Круг подотчетных лиц
- Основные характеристики расчетов с подотчетными лицами
Внимание
Предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам : – выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели; – подотчетные лица должны отчитаться по полученным суммам в течение трех дней после возвращения из командировки или окончания указанного срока; – выдача денежных средств под отчет производится при отсутствии задолженности по ранее выданным суммам; – передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается. Операции с подотчетными суммами требуют тщательного документального оформления.
Выдача подотчетных сумм оформляется организационно-распорядительным документом.
Акт выполненных работ 19 60 Выделена сумма НДС от стоимости транспортных услуг 1 098 Акт выполненных работ 68/2 НДС 19 Сумма НДС от стоимости транспортных услуг принята к вычету 1 098 Акт выполненных работ, счет-фактура 71 50/1 Из кассы ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил средства под отчет 7 500 Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица 60 71 В учете отражена оплата услуг, которую осуществил Иванов А.Б. от имени ООО «Ромашка» 7 200 Авансовый отчет, акт выполненных работ 50/1 71 Остаток непотраченных средств возвращен в кассу ООО «Ромашка» (7 500 руб. — 7 200 руб.) Ивановым А.Б. 300 Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ
Пример 3
Оплата налоговых платежей через подотчетное лицо
Чеки, квитанции об оплате, банковские платежные документы
91
71
Отражение прочих расходов предприятия, оплаченных подотчетным лицом
Первичные документы, подтверждающие расходы
50
71
Возврат неиспользованных подотчетником средств в кассу предприятия
Приходный кассовый ордер, авансовый отчет с расчетом суммы остатка средств, подлежащих возврату в кассу
Как правильно оформить приходный или расходный кассовый ордер, можно узнать из статей:
- «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?»;
- «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».
Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами
Пример 1.
Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производства Авансовый отчет, подтверждающие документы
На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:
ДтКтОписаниеДокумент 44 71 Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лица Авансовый отчет
Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:
ДтКтОписаниеДокумент 10 71 Поступили материалы, приобретенные подотчетным лицом Авансовый отчет 41 71 Поступили товары, приобретенные подотчетным лицом Авансовый отчет
Пример бухгалтерских проводок на 71 счете
Сотруднику ООО «Консул» Петренко С.П.
При возврате перерасхода по авансовому отчету проводка делается следующая:
Суммы, не возвращенные сотрудником своевременно, отражаются следующей проводкой:
Дт 70 «Зарплата» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Но сначала эта сумма на основании авансового отчета проводкой в дебет счета 94 списывается с кредита счета 71.Подотчетную сумму, не возвращенную в срок, можно расценивать как заем, выданный сотруднику. С нее нужно начислить упущенную выгоду, т.к. фактически сотрудник использовал деньги определенное время, а предприятию их не хватало.
Выданы работнику деньги в подотчет 10, 15 71 Приняты к учету материальные ценности, приобретенные на подотчетные деньги 41 71 Приняты к учету товары, приобретенные на подотчетные деньги 20, 23 (44) 71 Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции (в расходы на продажу) 50 71 Подотчетным лицом возвращена неистраченная сумма в кассу предприятия 94 71 Списана невозвращенная в установленный срок подотчетным лицом сумма аванса 73 94 Отражена сумма задолженности работника перед организацией по невозвращенному остатку подотчетной суммы 70 73 Удержан из зарплаты работника невозвращенный остаток подотчетной суммы
С сайта: http://buhs0.ru/raschety-s-podotchetnymi-licami-schet-71/
Что такое кредит 71 счета кратко
Согласно Плану счетов учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Отображение сальдо 71 счета на строках бухгалтерского баланса
Расчеты с подотчетными лицами формируют показатели дебиторской и кредиторской задолженности. Отображение сумм происходит из итоговых результатов на конец отчетного периода, поэтому предварительно стоит убедиться в правильности разнесения всех сумм и выявить причины возникновения остатков.
1520 строка бухгалтерского баланса – пассив предприятия, отражение сумм задолженностей предприятия перед контрагентами.
Кредитовый остаток 71 счета – один из элементов формирования 1520 строки в части сумм, которые организация должна возвратить работнику (например, при перерасходе).
Обнуление показателей долга руководителей
- Одним из способов погашения остатков по «Расчетам с подотчетными лицами» для руководителей является зачет сумм выплачиваемых дивидендов.
Отчет заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и ответственного специалиста. После того как проверены и утверждены авансовые отчеты, проводка по ним сделана, они отправляются на хранение.
Можно ли принять к вычету НДС?
Если оправдательными документами служат чеки, то принять по ним НДС к вычету нельзя, даже если он в документе выделен.
Важно
Основанием служит только счет-фактура, при его наличии вычет правомерен.
Круг подотчетных лиц
Далеко не каждый сотрудник имеет право на получение аванса. Если организация будет выдавать деньги всем желающим, это вызовет вопросы у контролирующих органов.
Источник: https://zapravka-ballonov-sbs.ru/utverzhdeny-avansovye-otchety-i-izrashodovannye-podotchetnye-summy-spisany-na-nuzhdy-proizvodstva-provodka
Проводки по авансовому отчету
Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.
Основные нюансы выдачи денег в подотчет
Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.
Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.
Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.
По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).
Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:
- Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
- Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.
Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:
Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете
Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71. По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.
Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам
Счет Дт | Счет Кт | Сумма проводки, руб. | Описание проводки | Документ-основание |
71 | 50 | 12 500 | Выдача денег подотчет из кассы предприятия | РКО |
71 | 51 (52) | 13 100 | Перечислены деньги в подотчет на пластиковую карту сотрудника (в национальной или инвалюте) | Платежное поручение |
71 | 55 | 12 370 | Выдача денег на специальный банковский счет | Платежное поручение |
71 | 50-3 | 5 890 | Сотруднику, который отправляется в командировку, выданы проездные документы. | |
50 (51, 52, 55) | 71 | 8 320 | Возврат неизрасходованных подотчетных средств | Авансовый отчет и ПКО, банковская выписка |
08 (10, 15) | 71 | 158 000 | Подотчетным лицом приобретено основное средство и другие материальные ценности | Авансовый отчет и акт приема |
41 | 71 | 7 800 | Приобретение товаров за деньги, которые были выданы в подотчет | Авансовый отчет, расходная накладная |
202325262944 | 71 | 10 500 | Командировочные расходы включены в состав:-основного производства;— вспомогательного производства;— общепроизводственных затрат;— общехозяйственных затрат;— обслуживающего производства;— затрат на сбыт | Авансовый отчет, подтверждающие документы |
19 | 71 | 1 890 | Начисленная сумма НДС по авансовому отчету (10500 х 18%) | Авансовый отчет и счет |
71 | 50 (51) | 2 500 | Подотчетному лицу выдана (перечислена) сумма перерасходованных средств | РКО, платежное поручение |
94 | 71 | 3 260 | Списание денежных средств, за которые подотчетное лицо не отчиталось в указанные сроки | |
73 | 94 | 3 260 | Начисленная сумма задолженности за не возвращенные сотрудником подотчетные средства | |
70 | 73 | 3 260 | Удержание не возвращенной суммы из заработной платы сотрудника | Зарплатная ведомость |
Источник: https://BuhSpravka46.ru/buhgalterskie-provodki/provodki-po-avansovomu-otchetu.html
Выдано под отчет: проводки, практические примеры, пояснения бухгалтера — Бизнес Идея
Бухгалтерские проводки по передаче денег работникам (выдано под отчет) в учете осуществляется в рамках кассовой дисциплины:
- для расчетов используется 71 счет;
- выдача под отчет по умолчанию происходит из кассы по счету 50;
- все первичные документы в оригиналах прилагаются к авансовому отчету;
- список статей расходов регламентируется внутренней документацией.
На предприятиях периодически возникают ситуации, когда нет времени или возможности ожидать оплаты счетов. При такой нужде используется комплекс проводок «выдано под отчет».
Когда нужны расходы под отчет?
Как правило, это небольшие, но срочные расходы:
- командировки;
- аварийные ситуации, требующие мелкого ремонта;
- замена запчастей, внезапно вышедших из строя;
- хозяйственные и канцелярские нужды;
- услуги нотариуса;
- покупка бензина на АЗС.
Список расходных статей в любом случае должен быть утвержден. Помимо расходов, на которые можно тратить денежные средства, предприятию надо определиться с рядом обстоятельств:
- Назначить подотчетных лиц.
- Указать срок отчетности.
- Установить лимит суммы, которая единовременно может находиться у одного лица.
Установление правил
Установление лимитов и сроков не является обязательным обстоятельством, так как законодатель нигде этого не оговаривает. Тем не менее, многие компании оговаривают все условия, и их надо соблюдать.
В любом случае должны действовать правила работы с наличностью, утвержденные Центральным банком РФ, то есть расчеты с юридическими лицами не могут превышать 100 000 рублей.
Для назначения подотчетных лиц нужно издать специальный приказ, с которым каждый поименованный сотрудник должен ознакомиться и поставить свою подпись.
Зачастую предприятия разрабатывают также собственный формат заявления о выдаче под отчет. Заявление должно содержать следующие реквизиты:
- должность и расшифровка подотчетного лица;
- место для согласования руководством;
- цель выдачи и сумма;
- дата и подпись.
Деньги под отчет выдаются только после согласования такого заявления руководством, которое признает обоснованность расходов. Для расчетов используется 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами». При этом бухгалтер оперирует проводками по выдаче под отчет в зависимости от выбранного способа:
Примечание от автора! Отличие собственной карты от корпоративной заключается в том, что последняя привязана к банковскому счету юридического лица. Поэтому все движения по ней отражаются в выписках банка.
В учетной политике организации надо прописать возможность наличных и безналичных расчетов, если в этом есть необходимость. В противном случае по умолчанию выдача под отчет применяется только для наличных денежных средств.
Первичные документы и проводки при выдаче под отчет
Получив финансы на руки, подотчетное лицо должно использовать их по назначению согласно цели, указанной в заявлении. Не допускается тратить деньги предприятия на собственные нужды. Чтобы проконтролировать целевое расходование, компания обязывает подотчетных лиц представить подтверждающие первичные документы в оригиналах:
- товарные и кассовые чеки;
- платежные поручения;
- накладные и счета-фактуры;
- акты оказанных услуг и выполненных работ;
- договора и сметные расчеты;
- проездные билеты и почтовые квитанции;
- прочая документация.
71 счет закрывается в зависимости от выполненных работ или купленных товаров:
- Дт 10 «Материалы» (44 «Расходы на продажу») Кт 71 — куплены запчасти, канцтовары, хозяйственные и другие товары;
- Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71 — оплачены услуги связи, отправка писем и посылок, командировочные и транспортные расходы и так далее;
- Дт 23 «Вспомогательные производства» Кт 71 — деньги истрачены на производственные нужды (совершен мелкий ремонт);
- Дт 07 (08) Кт 71 — совершена покупка оборудования или других объектов капитальных вложений.
Вся первичная документация должна быть приложена к заполненному авансовому отчету по форме АО-1.
Примечание от автора! По новым правилам фирма может разработать собственные отчетные формы, если ее не устраивают унифицированные бланки.
Практический пример: выдано под отчет при командировочных расходах
Например, ООО «Ветер севера» отправило своего менеджера в командировку в Москву для участия в конференции на три рабочих дня со вторника по пятницу. Сотрудник решил вылететь в Москву самолетом в понедельник вечером, а вернуться обратно в пятницу вечером. Кроме того, был забронирован номер в гостинице стоимостью 2 700 руб. в сутки.
Кассир рассчитал расходы для выдачи под отчет авансом для оплаты проезда и проживания:
- билеты на самолет туда и обратно — 12 000 рублей;
- страховой сбор — 1 000 рублей;
- проживание в гостинице с вечера понедельника до утра пятницы — 4 суток * 2 700 = 10 800 рублей;
суточные, согласно установленным нормам, 4 суток * 700 = 2 800 рублей (время в пути считается временем нахождения в командировке, согласно Положения об особенностях направления работников в служебные командировки № 749 от 13.10.2008).
Таким образом, аванс составил:
- 12 000 + 1 000 + 10 800 + 2 800 = 26 600 рублей;
- Дт 71 Кт 50 — 26 600 рублей выдано под отчет на оплату командировочных расходов.
По возвращении из командировки менеджер в течение трех дней отчитался по выданным средствам. В результате сотрудник предъявил дополнительные расходы на проезд в сумме 3 330 рублей:
- от аэропорта к гостинице и обратно — 1 000 рублей;
- из дома в аэропорт и обратно — 2 000 рублей;
- проезд в метро из гостиницы к месту назначения и обратно в течение 3 дней — 330 рублей.
Менеджер написал заявление руководителю о компенсации своих транспортных расходов, которое было утверждено. По итогам бухгалтерия общества сделала записи в программе:
- Дт 71 Кт 50 — оплачен перерасход по авансовому отчету на сумму 3 330 руб.;
- Дт 26 (субконто «Командировочные расходы») Кт 71 — 29 930 рублей.
Если деньги не вернулись – как отразить в отчете
Бывает обратная ситуация, когда подотчетное лицо использует полученные денежные средства не полностью. При этом необходимо вернуть их организации:
- Кт 50 (51, 52, 55) Дт 71 — возвращены остатки денег в кассу, на расчетный счет.
Кроме того, возникают неприятные обстоятельства. Подотчетное лицо получило деньги и не отчиталось в установленный срок. При этом бухгалтер должен удержать сумму возникшей задолженности из зарплаты подотчетника:
- Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»Кт 71 — вычтена невозвращенная сумма.
Примечание от автора! Удерживать из заработной платы можно только по письменному согласию работника.
Кроме того, в глазах закона такие денежные средства считаются займом, и значит, должны облагаться НДФЛ по соответствующей ставке.
Расчеты с подотчетными лицами требуют соблюдения кассовой дисциплины работы с наличностью, так как за нарушения организация будет оштрафована, независимо от того, что промах допустило физическое лицо.
Вопросы и ответы по теме
По материалу пока еще не задан ни один вопрос, у вас есть возможность сделать это первым
Источник:
Счет 71 — проводки по расчетам с подотчетными лицами
Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.
Порядок осуществления подотчетных операций
Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.
Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.
По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.
Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.
Типовые проводки по 71 счету
С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.
Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:
Дт | Кт | Описание | Документ |
71 | 50 | Выданы средства наличными через кассу | Расходный кассовый ордер |
71 | 51 | Перечислены средства на банковскую карту | Платежное поручение |
71 | 55 | Выданы средства со специальных банковских счетов | Банковская выписка |
71 | 52 | Перечислены средства в иностранной валюте на банковскую карту | Банковская выписка |
71 | 50.3 | Выданы проездные документы сотруднику, который направляется в командировку | Расходный кассовый ордер |
В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:
Дт | Кт | Описание | Документ |
50 | 71 | Возврат средств сотрудником наличными через кассу | Приходный кассовый ордер |
52 | 71 | Зачисление остатка средств на специальный банковский счет | Банковская выписка |
55 | 71 | Зачисление остатка средств в иностранной валюте | Банковская выписка |
Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:
Дт | Кт | Описание | Документ |
20 | 71 | Отражение подотчетных сумм в составе расходов основного производства | Авансовый отчет, подтверждающие документы |
23 | 71 | Отражение подотчетных сумм в составе расходов вспомогательного производства | Авансовый отчет, подтверждающие документы |
28 | 71 | Отражение подотчетных сумм в составе расходов на исправление брака | Авансовый отчет, подтверждающие документы |
29 | 71 | Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производства | Авансовый отчет, подтверждающие документы |
На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:
Дт | Кт | Описание | Документ |
44 | 71 | Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лица | Авансовый отчет |
Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:
Утвержден авансовый отчет проводка
Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели — приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.
Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя. В данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации лица, в том числе на условиях совместительства.
Предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам :
— выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели; — подотчетные лица должны отчитаться по полученным суммам в течение трех дней после возвращения из командировки или окончания указанного срока; — выдача денежных средств под отчет производится при отсутствии задолженности по ранее выданным суммам; — передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается. Операции с подотчетными суммами требуют тщательного документального оформления.
Выдача подотчетных сумм оформляется организационно-распорядительным документом. утвержденным руководителем, в котором должны быть указаны:
— перечень лиц, которым выдаются денежные средства под отчет; — срок, на который выдаются подотчетные суммы; — предельный размер подотчетных сумм; — срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств. Если распорядительный документ отсутствует, то работник, получивший денежные средства под отчет, должен отчитаться по ним в течение рабочего дня.
Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером. Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.
Если выдаются денежные средства на командировочные расходы, необходимо оформить следующие документы : — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку; — командировочное удостоверение; — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.
Срок командировки определяется руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. К числу возмещаемых командировочных расходов относятся затраты на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), плата за проживание в месте командировки (плата за наем жилья, проживание в гостинице и т.п.), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность и необходимое количество бухгалтерских документов. Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверные документы, то нередко налоговые органы доначисляют «зарплатные» налоги. Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника. При этом необходимо соблюдать следующие условия: — решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата; — размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику; — необходимо получить письменное согласие работника. Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, необходимо составить проводку по дебету счета 71: Дебет 71 Кредит 50
— выдана работнику из кассы подотчетная сумма.
Пример. Организация в марте 2011 г. приобрела легковой автомобиль стоимостью 236 000 руб. (в том числе НДС — 36 000 руб.). На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи: Дебет 08-4 Кредит 60 — 200 000 руб. (236 000 руб. — 36 000 руб.) — учтены расходы по покупке автомобиля (без НДС); Дебет 19-1 Кредит 60 — 18 000 руб.
— учтена сумма НДС по автомобилю (согласно счету-фактуре продавца); Дебет 60 Кредит 51 — 236 000 руб. — оплачен счет продавца; Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19-1 — 18 000 руб. — произведен налоговый вычет по НДС.
За регистрацию автомобиля в ГИБДД (проведение технического осмотра, получение свидетельства о регистрации транспортного средства и номерных знаков) было заплачено 700 руб.: Дебет 71 Кредит 50 — 700 руб. — выданы из кассы деньги подотчетному лицу для оплаты регистрационных сборов; Дебет 08-4 Кредит 71 — 700 руб.
— плата за регистрацию учтена в балансовой стоимости автомобиля (на основании авансового отчета подотчетного лица); Дебет 01 Кредит 08-4
— 200 700 руб. (100 000 руб. + 700 руб.) — автомобиль зачислен в состав основных средств.
Пример.Работнику организации выдано под отчет 1500 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи: Дебет 71 Кредит 50 — 1500 руб. — выданы денежные средства под отчет; Дебет 10 Кредит 71 — 1350 руб. — оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника; Дебет 50 Кредит 71
— 150 руб.
— сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.
Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается проводкой: Дебет 94 Кредит 71 — отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.
Данную сумму можно удержать из заработной платы.
Пример.Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб. который не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. В связи с этим руководитель издал распоряжение об удержании сумм из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 25 000 руб. Дебет 71 Кредит 50 — 21 000 руб.
— выдано под отчет работнику на командировочные расходы; Дебет 26 Кредит 71 — 15 000 руб. — сдан авансовый отчет; Дебет 94 Кредит 71 — 6000 руб. — отражена сумма не возвращенного в срок аванса; Дебет 73 Кредит 94 — 6000 руб. — сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо; Дебет 70 Кредит 73
6000 руб.
— не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы.
Проводки по авансовым отчетам сотрудников
В процессе ведения хозяйственной деятельности каждое предприятие имеет право выдавать своим сотрудникам средства под отчет.
Работник, в данном случае именуемый подотчетным лицом, обязан предоставить отчет об использовании выданных средств и приложить к нему документы, подтверждающие расходы.
В данной статье мы познакомим Вас с особенностями расчетов с подотчетными лицами, а также с порядком отражения авансовых отчетов в проводках.
Нормативные основы расчетов с подотчетными лицами
Согласно Налоговому кодексу, средства под отчет могут быть выданы сотруднику исключительно в целях выполнения производственной деятельности организации.
Подотчетное лицо может использовать полученные деньги во время служебной командировки либо непосредственно на хозяйственные нужны. По факту понесения расходов работник предоставляет авансовый отчет по форме АО-1.
К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью.
Процедура выдачи средств работнику под отчет регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ.В случае если фирма отправляет сотрудника в командировку, то работник, получивший средства, может их потратить на:
- проезд, в том числе расходы на приобретение билетов;
- проживание (аренды квартиры, номера в гостинице и прочее);
- расходы, связанные с проживание (так называемые «суточные»);
- оформление визы, медицинской страховки (при командировке за границу).
Работник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после совершения хозяйственной операции (окончания командировки или покупки необходимого товара).
Основные проводки по авансовым отчетам сотрудников
Для операций по расчету с подотчетными лицами используют счет 71. Выдача средств проводится по дебету 71, израсходованные средства – по кредиту 71.
Каким образом необходимо отражать операции по расчету с подотчетными лицами в учете? Рассмотрим типовые проводки на примерах.
Расходы на хозяйственные нужды
Представим, что сотрудник ООО «Престиж» получил наличные средства в сумме 6250 руб. НДС 954 руб. для покупки бумаги для предприятия. Фактически на бумагу было потрачено 7315 руб. НДС 1116 руб. о чем и был предоставлен авансовый отчет.
Бухгалтер ООО «Престиж» оформит данную операцию в проводках таким образом:
Как используются проводки для авансового отчета?
Авансовый отчет проводкиможет содержать самые разные. В основном это зависит от того, на какие расходы сотрудником брались подотчетные суммы. Важно также то, за счет какого вида деятельности предприятие получает основной доход. О том, как правильно отразить проводки в учете по авансовым отчетам, вы узнаете из данной статьи.
Как выдаются деньги под отчет
В ходе осуществления деятельности предприятие несет расходы, которые оплачиваются как безналичным, так и наличным способом. В случае выдачи средств сотрудникам в качестве отчета по израсходованным суммам они обязаны сдать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы.
Для отражения в учете расходов по подотчетным лицам используется счет 71 «Расчет с подотчетными лицами». Подотчетными лицами являются сотрудники предприятия, получившие деньги на расходы и отчитывающиеся за них в дальнейшем с представлением авансового отчета в бухгалтерию.
Для того чтобы получить деньги под отчет, сотруднику необходимо оформить заявление с указанием целей получения денег.
Данное заявление подписывается руководителем предприятия, в нем должны быть указаны сумма выплаты и срок, в течение которого сотрудник должен за нее отчитаться. Прежде чем получить под отчет новую сумму, следует отчитаться по прежней.
Передавать полученную подотчетную сумму другому сотруднику запрещено. Деньги под отчет можно выдавать в любой сумме, подотчетные суммы не лимитируются.
О том, как завизировать авансовый отчет, читайте в статье«Авансовый отчет можно подписать электронной подписью».
Авансовый отчет: проводки в бухгалтерском учете
В зависимости от того, каким способом происходит выдача подотчетных сумм, в бухучете для авансового отчета проводки предусмотрены следующие:
- Деньги, полученные подотчетником в кассе:
Дт 71 Кт 50 «Касса предприятия».
Подотчетные суммы в кассе фирмы получают по расходному кассовому ордеру, обязательно завизированному подписью руководителя предприятия.
- Деньги, полученные безналичным способом:
Дт 71 Кт 51 «Расчетный счет предприятия».
После того как утвержден авансовый отчет, проводки. формируемые бухгалтером, могут различаться в зависимости от направления расхода подотчетных сумм:
- Суммы, полученные на командировки, в зависимости от подразделения, в котором работает сотрудник:
Дт 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Коммерческие расходы»Кт 71.
Отчитаться за данные суммы нужно в течение 3 дней со дня возращения из командировки.
О том, как подтвердить расходы на транспорт во время командировки, читайте в статье«Работник едет в командировку на личном транспорте. Как подтвердить расходы?» .
- Суммы, полученные на приобретение товарно-материальных ценностей:
Дт 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» Кт 71.
Если сотрудник организации погашает задолженность перед поставщиком, то представленный им авансовый отчет проводки будет содержать следующие:
Излишне выданные под отчет суммы должны быть возвращены в кассу фирмы. При возврате перерасхода по авансовому отчету проводка делается следующая:
Суммы, не возвращенные сотрудником своевременно, отражаются следующей проводкой:
Дт 70 «Зарплата» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Но сначала эта сумма на основании авансового отчета проводкой в дебет счета 94 списывается с кредита счета 71.Подотчетную сумму, не возвращенную в срок, можно расценивать как заем, выданный сотруднику. С нее нужно начислить упущенную выгоду, т.к. фактически сотрудник использовал деньги определенное время, а предприятию их не хватало. С выгоды также необходимо рассчитать НДФЛ по ставке 35%, причем по доходу в виде выгоды вычеты по налогу применять нельзя.
Источники: http://www.mosbuhuslugi.ru/material/raschety-s-podotchetnymi-licami-uchet-provodki, http://saldoa.com/provodki/drugoe/provodki-po-avansovyim-otchetam-sotrudnikov.html, http://nalog-nalog.ru/kkt_kkm_kassa/kak_ispolzuyutsya_provodki_dlya_avansovogo_otcheta/
Источник: http://buhnalogy.ru/utverzhden-avansovyj-otchet-provodka.html