Выдача денег из кассы на командировочные расходы отражается проводкой

Бухгалтерские проводки командировочных расходов

Командировочные расходы при направлении сотрудника в командировку необходимо правильно отражать не только в бухгалтерском, но и налоговом учете. Рассмотрим бухгалтерские проводки командировочных расходов, перечень затрат и типичных ситуаций при отражении документов, поступивших от прибывшего из командировки сотрудника.

Особенности схемы учета и оформления командировочных

При общей системе налогообложения все сопутствующие расходы, связанные со служебной поездкой сотрудника разрешено относить в уменьшение налога на прибыль на основании пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ.

При УСН «доходы минус расходы» командировочные расходы прямо указаны в списке затрат ст. 346.16 НК РФ.

Помимо расходов на поездку, оформление виз, приглашений и проживание в гостинице, сотруднику оплачиваются суточные — специальная компенсация затрат на питание и мелких личных расходов.

При направлении сотрудника в командировку оформляется только специальный приказ, с котором указывается цель поездки — проведение переговоров с целью расширения рынка сбыта, заключение договоров, участие в конференциях, учебных семинарах и т.д. Командировочное удостоверение и служебное задание отменено еще с 1 января 2015 года, их обязательное оформление не требуется.

По возвращении из командировки, в течение 3-х дней сотрудник обязан составить авансовый отчет и отчитаться о понесенных расходах, приложив оправдательные документы: билеты с посадочными талонами или чеки на бензин, акты транспортных компаний, если им арендовалось авто, квитанции и чеки гостиниц и хостелов.

Нельзя принимать к бухгалтерскому и налоговому учету чеки из ресторанов и кафе: подразумевается, что расходы на питание компенсируются суммой суточных, но если компания желает провести подобные расходы в бухгалтерском учете, то это следует делать за счет средств чистой прибыли компании, не отражая такие затраты в налоговом учете.

Командировочные расходы — проводки

Для учета командировочных затрат используется счет 71. По Дебету сч.71 учитываются все выданные работнику в подотчет деньги, а по Кредиту – все осуществленные им расходы.

Сотрудник не должен тратить собственные деньги на организацию поездки. Поэтому ему заранее выдается предварительно просчитанная сумма в виде аванса из кассы наличными или перечисляются деньги на счет его личной пластиковой карты:

• выдано из кассы на командировочные расходы — проводка Д71-К50;
• безналичным путем выдано на командировочные расходы — проводка Д71-К51.

Если после возвращения из поездки и предъявления авансового отчета у командируемого остается на руках излишек денег – неиспользованный остаток вносится в кассу:

• получены в кассу неизрасходованные деньги на командировочные расходы — проводка Д50-К71.

Иногда случается и наоборот: сотрудник тратит в командировке больше запланированной и полученной им на руки суммы. В этом случае перерасход выдается наличными или безналичным перечислением:

• выданы деньги на командировочные расходы — проводка Д71-К50 или Д71-К51. Эта операция аналогична изначальной проводке («выдано подотчет на командировочные расходы»), но к формулировке назначения платежа добавляется, что это: «перерасход по авансовому отчету».

Списание командировочных расходов: проводки

На основании полученных от сотрудника подтверждающих документов, приложенных к его авансовому отчету, списываются командировочные расходы проводкой:

• Д26,20,44-К71 — проездные билеты, суточные, проживание без НДС;
• Д19-К71 – проводка делается, если в их стоимости выделен НДС.

Если работник в командировке закупал товары для продажи, материалы для компании, делается запись:

• работником произведены расходы, проводка: Д41,10-К60;
• отражен НДС на основании полученных счетов-фактур (или УПД): Д19-К60;
• отражены командировочные расходы, проводка: Д60-К71.

При закупке основных средств проводки будут следующими:

• Д08-К60 — приобретены ОС,
• Д19-К60 — учтен НДС,
• Д71-К60 -отражены расходы работника.

Часто бывает так, что компании оплачивают проезд к месту командировки и обратно с расчетного счета, бронируя авиа и ж/д билеты заранее: для многих это дешевле и удобнее. В этом случае проводки следующие:

• Д60,76-К51 – оплачена стоимость билета с учетом сбора,
• Д19-К60,76 – отражен НДС,
• Д20,26,44-К60,76 – отражен сбор за оформление билета,
• Д50.3-К60,76 – билет поступил в кассу компании,
• Д71-К50.3 – билет выдан командированному работнику.

После представления авансового отчета с приложенными электронными билетами, посадочными талонами составляется запись:

• Д 20,26,44-К71 – списана стоимость билета.

Пример отражения командировочных расходов

Источник: https://spmag.ru/articles/buhgalterskie-provodki-komandirovochnyh-rashodov

Командировочные расходы в 2018 году: проводки в бухгалтерском учете, отражение в смете, порядок выдачи денег

Если в фирме сотрудники выезжают из своего города для выполнения служебных заданий, то получают в кассе деньги на командировочные расходы. Затем бухгалтерия получает отчёт командированного. Бухгалтерам полезно узнать, как этот отчёт проверить, провести по бухгалтерскому учёту и не заплатить лишних налогов, все ли расходы считать обоснованными и оплачивать сотруднику.

Что относим к командировочным расходам

Работникам зачастую приходится отправляться в другие населённые пункты по служебной надобности. Такие поездки (командировки) предусмотрены законом (ст.

166 ТК РФ) и предполагают выполнение конкретных заданий.

Понятие командировки не относится к наёмным работникам, у которых вид деятельности предполагает постоянную работу в дороге (водители междугородного транспорта, проводники и т. п.).

Ст. 167 ТК РФ гарантирует сотруднику возмещение работодателем тех расходов, которые связаны со служебной командировкой.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Согласно трудовому законодательству (ст. 168 ТК РФ) работнику, направленному в командировку, необходимо оплатить:

• расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• расходы по найму жилого помещения, например, оплату проживания в гостинице;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.

К дополнительным расходам можно отнести, например, расходы на питание в кафе, проезд на городском транспорте в населённом пункте, куда сотрудник был командирован, оплату услуг такси. Сюда же относятся и расходы на услуги связи. Особенное внимание следует уделить согласованию между командированным сотрудником и работодателем представительских расходов.

Законодательство обязывает выдать из кассы сотруднику, направленному в командировку, аванс на оплату расходов в поездке. Важно, что все расходы сотрудника будут оплачиваться бухгалтерией на основании представленных им чеков и квитанций.

Вернувшись из командировки, сотрудник в течение трёх рабочих дней составляет отчёт, по которому работодатель проведёт по бухгалтерскому учёту расходы командированного сотрудника.

Если на обоснованные и документально подтверждённые командировочные расходы сотрудник потратил личные средства, бухгалтерия возвратит человеку эти деньги.

А если документально подтверждена не вся выданная из кассы сумма командировочного аванса, то неизрасходованный остаток сотрудник возвращает в кассу или эту сумму удержат из его ближайшей зарплаты.

Величина суточных при командировках устанавливается работодателем самостоятельно. Очевидно, что такая сумма должна быть экономически обоснована.

Единой нормы суточных командировочных расходов, которая была бы обязательна для всех организаций в 2018 году, не установлено. Однако законом установлен максимальный размер суточных, который для сотрудника не будет облагаться НДФЛ: для командировок по России 700 рублей в сутки, а для командировок за границу — 2500 рублей.

Какие бухгалтерские счета используются в проводках при отражении командировочных расходов

По установленному порядку сотрудник перед отъездом в командировку получает в кассе сумму на оплату командировочных расходов по расходному ордеру формы № КО-2 (скачать здесь). Бухгалтер работодателя подготавливает документ, а сотрудник расписывается в получении денежных средств.

Выданный аванс на командировочные расходы оформлен расходным кассовым ордером

Все более широкое распространение получают безналичные расчёты организаций со своими сотрудниками. Это относится не только к зарплате, но и к перечислению подотчётных сумм, в том числе командировочных, на зарплатные карты сотрудников (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02–03–10/37209 № 42–7.4–05/5.2–554).

На имя сотрудника разумно открыть корпоративную банковскую карту, на которую можно зачислить аванс на командировочные расходы. Это особенно удобно для сотрудников, часто выезжающих в командировку.

) отражают на основании приложенных билетов, чеков, квитанций, оформленных надлежащим образом. Эти документы должны соответствовать положениям ст. 252 НК РФ. Иначе подтвердить расходы командированному сотруднику будет невозможно.

Хотя в особых случаях (например, при утере железнодорожного билета) такое возмещение производят на практике по отдельному алгоритму с составлением актов, приложением справок от транспортной организации, являющихся обоснованием расходов.

Авансовый отчёт при сдаче в бухгалтерию подписывает командированный (подотчётное лицо), затем на документе появляется подпись бухгалтера, который проверил отчёт. После этого отчёт подписывает главный бухгалтер и утверждает директор.

Если сотрудник, вернувшийся из командировки, не использовал часть выданного аванса, он обязан вернуть оставшуюся сумму в кассу. Эта сумма может быть удержана из ближайшей зарплаты сотрудника. Если сотруднику в командировке не хватило полученного аванса на обоснованные расходы и он потратил собственные деньги, ему возмещаются работодателем такие расходы.

Для учёта расчётов по командировкам используют счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», где по дебету отражают выданные суммы командировочного аванса, а по кредиту — расходы командированного сотрудника.

Таблица: проводки по компенсации командировочных расходов

Отдельные расходы, отражённые в авансовом отчёте, работодатель может не признать обоснованными. Эти суммы удерживают из зарплаты сотрудника, либо сотрудник самостоятельно возмещает сумму непризнанных расходов.

Таблица: проводки по суммам необоснованных затрат

В бухгалтерии проверка отчёта командированного начинается с подтверждения правильности расчёта суточных. Дневную сумму суточных умножают на количество дней командировки. В эти дни всегда входят день отъезда и день приезда. Эти даты проверяют по билетам, приложенным к отчёту.

Не имеет значения время отправления и прибытия транспорта.

Если поезд отправился 17 января в 23 часа 50 минут, то 17 января следует считать днём отъезда в командировку с платой за этот день суточных (даже если днём сотрудник находился на рабочем месте). И также днём приезда из командировки (с оплатой суточных) будем считать день, в который поезд командированного прибыл, например, в 2 часа ночи.

Командированному работнику оплачиваются все дни нахождения в пути

Суточные положено выплачивать также за выходные и праздничные дни, приходящие на срок командировки, а также за дни в пути. На выплату суточных не влияет включение стоимости питания в стоимость билета (Письмо Минфина от 02.03.2017 № 03–03–07/11901).

Расходы относят на те счета учёта, которые отражают цель работы сотрудника в командировке.

Если в приложенных к авансовому отчёту документах НДС выделен надлежащим образом (в счетах-фактурах, на бланках строгой отчётности), НДС по таким документам относим на счёт 19 и предъявляем в бюджет к вычету.

Стоимость проездного документа (билета на самолёт, автобус или поезд) возмещается работодателем. Обычно выбор категории транспорта согласовывается командируемым сотрудником с руководством, поскольку от категории транспорта зависит и стоимость билета.

Длительность командировки согласовывается работодателем и сотрудником самостоятельно и обосновывается приказом руководителя, а командировочное удостоверение оформлять с 2015 года не нужно (Постановление Правительства от 29.12.2014).

Таблица: проводки по учёту расходов командированного сотрудника

Если проезд командированного оплачивает напрямую работодатель, то билет нужно приходовать на счёте 50.3 «Касса. Денежные документы».

Налоговый учёт командировочных расходов

Российское налоговое законодательство не относит суммы, полученные от работодателя на расходы в командировке, к доходам командированного работника, поэтому такие суммы не входят в базу обложения по НДФЛ и по страховым взносам (п. 2 ст. 422 НК РФ и п. 3 ст. 217 НК РФ).

В эти необлагаемые суммы входят подтверждённые документами расходы на проезд от места расположения компании в пункт выполнения командировочного задания и обратно, а также все сопутствующие этому проезду обоснованные расходы (посадочные талоны, услуги аэропортов, оплата провоза багажа).

В состав необлагаемых сумм включены также расходы в населённом пункте, куда сотрудник был командирован. Сюда относят чеки гостиниц, чеки на оплату услуг связи.

Не облагаются налогом и суточные, но здесь установлен необлагаемый максимум: 700 рублей за день в РФ и 2500 рублей для командировки за пределы РФ. Это ограничение относится и к НДФЛ, и к страховым взносам (п. 2 ст.

Аналогично суточным производится налогообложение НДФЛ оплаты за наём жилого помещения в случае, когда не представлены документы (не более 700 рублей за день в РФ и не более 2 500 рублей за границей). Стра­хо­выми взно­сами здесь не облагается вся сумма.

В составе рас­хо­дов для расчёта на­ло­га на при­быль учитывают в полном объёме фактические командировочные расходы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), включая суточные. Эти затраты следует относить к общим расходам.

Исключение составляют оплата обслуживания в ресторане, дополнительное обслуживание в номере гостиницы и т. п. Такие расходы либо не признаются работодателем и оплачиваются за счёт личных средств командированного, либо (при согласовании с работодателем) списываются на расходы фирмы, но облагаются налогом на прибыль.

Общим основанием для приёма НДС к вычету является наличие счёта-фактуры. Для командировочных расходов можно принимать другие документы с выделенной суммой НДС, например, железнодорожные билеты (п. 1 ст. 172 НК РФ).

С 01.01.2017 услуги железной дороги по перевозке пассажиров облагаются по ставке НДС 0% (пп. 9.3 п. 1 ст. 164 НК РФ), поэтому к вычету по НДС может быть принят с оплаты за пользованию постельными принадлежностями.

Источник: https://ozakone.com/trudovoe-pravo/garantii-i-kompensatsii/komandirovochnyie-rashodyi-provodki.html

Проводки по командировочным и представительским расходам

Вести бизнес в современных рыночных условиях без служебных командировок и представительских расходов на официальные встречи с партнерами практически невозможно, так как наличие деловых связей с другими компаниями важно для успешного развития в будущем. Как отражаются такие расходы в бухгалтерском учете, что к ним относится, как они должны быть оформлены и какие проводки по ним формируются — рассмотрим далее.

Как учитывать командировочные расходы в бухгалтерском учете

Затраты, связанные с командировочными и представительскими расходами предприятий, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

К командировочным расходам относятся:

• Расходы по проезду;
• Расходы по найму жилья;
• Суточные расходы;
• Иные расходы с разрешения работодателя.

Также командировкой может считаться однодневный выезд или проезд дистанционного работника в офис компании.

Важно! Все командировочные расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документально и экономически обоснованными.

При переводе подотчётных сумм на карту для командировочных расходов для документального подтверждения необходимо:

• В чеках отображение использования средств именно данной карты с обязательным указанием фамилии;
• При оплате наличными иметь квитанции с банкомата о снятии денежных средств для командировочных расходов.

Оплата командировки производится по среднему заработку. Возможна и другая оплата, например, оклад, но не менее суммы среднего заработка. Оплата выходных, выпадающих на командировку, производится в двойном размере или предоставляется дополнительный выходной.

Ндфл и командировочные расходы

Рассмотрим расходы, которые облагаются НДФЛ в виде схемы:

Что такое суточные расходы в командировке

Суточные расходы – это разновидность командировочных расходов, предназначенные для возмещения расходов вне места проживания в связи с служебной необходимостью.

Важно! Если командировочное лицо имеет возможность возвращаться каждый день в течении командировки на место жительство, то суточные не выплачиваются.

Выплачиваются за каждый день, а также в праздники и выходные, в том числе и дни нахождения в пути. При этом суточные выплачиваются даже в случае документально подтверждённого больничного во время командировки.

Суммы суточных прописываются в локальных нормативных документах, при этом отдельно учитываются заграничные командировки и командировки в пределах Российской Федерации.

Суточные не выплачиваются при однодневных командировках в пределах РФ и оплачиваются в половинной стоимости при выезде за границу.

Пределы суточных расходов при начислении НДФЛ (суммы меньше предела не облагаются):

• Для командировок в пределах РФ – 700 руб.;
• Для заграничных командировок – 2 500 руб.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Типовые проводки по командировочным и суточным расходам

Пример

Васильков И.И. командирован из Москвы в Сухум с 10 по 16 декабря. Поезд отправляется из Москвы 10 декабря в 07.44 и прибывает в Сухум 12 декабря в 09.47, при этом границу РФ пересекает 12 декабря. Васильков И.И.

с 17 декабря был в отпуске по месту назначения командировки и 20 декабря выехал обратно. Локальным нормативным актом предприятия предусмотрен следующий размер суточных: 1 000,00 руб. — для командировок по России, 2 500,00 руб.

— для командировок за границу.

За с 10 по 11 декабря работнику выплачиваются суточные в размере 1000,00 руб., а начиная с 12 декабря – 2 500,00 руб. за каждый день нахождения работника в иностранном государстве. Командировочные расходы учитываются в составе общехозяйственных затрат.

Следующие командировочные расходы были документально подтверждены:

• Дорога – 15 000,00 руб. Москва – Сухум;
• Дорога – 14 000,00 руб. Сухум — Москва;
• За найм жилья – 4 дня * 1 500,00 руб. = 6 000,00 руб.
• Прочие командировочные расходы, обговорённые с работодателем – 10 000,00 руб.

Облагаемые расходы НДФЛ:

• Суточные – 2*300,00 руб.;
• Дорога Сухум – Москва – 14 000,00 руб.;
• Итого НДФЛ – 2119,00 руб.

Бухгалтер сформировал следующие проводки по командировочным расходам:

Источник: https://BuhSpravka46.ru/buhgalterskie-provodki/provodki-po-komandirovochnyim-i-predstavitelskim-rashodam.html

Учет командировочных расходов в 2019 году

Расходы по командировке мало возместить работнику, их нужно правильно учесть. Как нужно учитывать в бухгалтерском и налоговом учете командировочные расходы, проводки и особенности разнесения, а также различные, связанные с этим ситуации, мы собрали в этой статье.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Авансовый отчет командированного сотрудника принят, компенсация выплачена, приказы написаны. Казалось бы, порядок в документах.

Но не совсем, ведь все эти операции с командировочными расходами обязательно должны быть отображены в бухгалтерских и налоговых учетных документах.

То есть бухгалтер должен сделать все необходимые проводки по счетам и отнести каждую сумму на ее законное место. Рассмотрим учет командировочных расходов в 2019 году на одном простом примере из жизни ООО «Весна».

Итак, приказом руководителя в командировку из города Санкт-Петербурга в город Москву был отправлен специалист отдела продаж Марат Сергеевич Кошкин для налаживания договорных отношений с ООО «Осень». Срок командировки — 5 дней с учетом времени на дорогу. Пока командированный сотрудник приступил к выполнению своей миссии, у бухгалтера тоже началась работа.

Выдан аванс на командировочные расходы: проводка в бухучете

Конечно, без денег работник никуда ехать не может. Поэтому первым делом он должен получить в кассе аванс для оплаты всех затрат, в числе которых:

• стоимость билетов на проезд;
• стоимость проживания из расчета четверо суток в гостинице;
• суточные.

Поскольку никаких оправдательных документов пока, естественно, нет, то это именно выдача денег подотчет в сумме 30 000 рублей. После того как кассир выдал их на руки, бухгалтер должен сделать такую проводку:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» 30 000.

Но если деньги выданы не наличными, а перечислены на банковскую карту прямо со счета организации? Так сейчас поступают чаще всего, и проводка в этом случае будет выглядеть так:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 51 «Расчетный счет» 30 000.

Кстати, если сотрудник уже уехал и ему не хватило денег по причине продления срока служебной поездки или возникновения непредвиденных расходов, работодатель должен перечислить ему дополнительный аванс.Ведь тратить собственные средства командированный сотрудник не должен. Проводка в этом случае не изменится.

Как только этот документ будет сдан, нужно будет сделать много проводок.

Списаны командировочные расходы: проводка

Счет из плана счетов бухучета, на который будут отнесены затраты по служебной поездке, зависит от ее цели и направления деятельности организации. В нашем примере ООО «Весна» занимается торговлей и Марат Кошкин направлен для продвижения товаров. Поэтому, когда он отчитается о тратах, бухгалтер сделает следующую проводку:

Дт 44 Кт 71.

Если бы речь шла о выполнении работ по заданию заказчика, счет 71 корреспондировался бы со счетом 20, а если командированный сотрудник получил задание приобрести для фирмы имущество, то по дебету бы стоял счет 08.

Но на эти счета нужно отнести не всю сумму расходов, ведь в составе цены билетов, а также стоимости проживания содержится НДС, который необходимо учитывать отдельно.

Для отнесения налога применяется такая проводка:

Дт 19 Кт 71.

Если при этом полученный НДС нужно учесть в составе вычета, то будет совершена следующая запись:

Дт 68 «Расчеты по НДС» Кт 19.

Следует помнить, что на дебет соответствующего счета относятся все расходы, включая суточные. Если работник отчитался за сумму денег большую, чем ему была выдана подотчет, то ему необходимо возместить разницу. Если было выдано из кассы на командировочные расходы, проводка выглядит так:

Дт 71 Кт 50.

Разницы между учетом возврата командировочных расходов и записью о выданном авансе нет никакой, потому что нужно перекрыть именно расчеты с подотчетными лицами. Если использовался для перечисления безналичный вариант, то корреспондироваться счет 71 будет с кредитом 51.

Командировочные расходы: проводки для возврата средств

Может возникнуть и противоположная ситуация. Например, Кошкин получил на руки 30 000 рублей, а потратил всего 26 800. Значит, остаток в сумме 3200 он должен вернуть работодателю. Как учесть эту сумму, зависит от способа возврата, их может быть три:

• Дт 70 «Заработная плата» Кт 71 — если задолженность будет удержана из зарплаты;
• Дт 50 Кт 71 — если возврат будет проведен через кассу;
• Дт 51 Кт 71 — при возврате средств в банк безналичным способом.

Обратите внимание, что удержать подотчетные командировочные средства из зарплаты можно только с согласия человека и только, если с момента возникновения задолженности прошло не более одного месяца.

Проводки по командировочным расходам в бюджете

В нашем примере мы рассматривали коммерческую организацию, но если работодатель является бюджетным учреждением, учет необходимо осуществлять немного иначе. Там действуют другие требования, поэтому и учет осуществляется на другие счета:

1. Выдан аванс: Дт 0.208.12.000 Кт 0.201.34.000.
2. Списаны затраты (суточные, проезд, проживание) на основании авансового отчета: Дт 0.401.20.212 (0.109.60.212–0.109.90.212) Кт 0.208.12.000.
3. Возвращены неизрасходованные средства: Дт 0.201.34.000 Кт 0.208.12.000.

При выдаче денег подотчет происходит увеличение забалансового счета 18 (КВР 112), а при возврате — его уменьшение.

Источник: https://ppt.ru/news/141295

Выдано под отчет: проводки, практические примеры, пояснения бухгалтера — Бизнес Идея

Бухгалтерские проводки по передаче денег работникам (выдано под отчет) в учете осуществляется в рамках кассовой дисциплины:

• для расчетов используется 71 счет;
• выдача под отчет по умолчанию происходит из кассы по счету 50;
• все первичные документы в оригиналах прилагаются к авансовому отчету;
• список статей расходов регламентируется внутренней документацией.

На предприятиях периодически возникают ситуации, когда нет времени или возможности ожидать оплаты счетов. При такой нужде используется комплекс проводок «выдано под отчет».

Когда нужны расходы под отчет?

Как правило, это небольшие, но срочные расходы:

• командировки;
• аварийные ситуации, требующие мелкого ремонта;
• замена запчастей, внезапно вышедших из строя;
• хозяйственные и канцелярские нужды;
• услуги нотариуса;
• покупка бензина на АЗС.

Список расходных статей в любом случае должен быть утвержден. Помимо расходов, на которые можно тратить денежные средства, предприятию надо определиться с рядом обстоятельств:

1. Назначить подотчетных лиц.
2. Указать срок отчетности.
3. Установить лимит суммы, которая единовременно может находиться у одного лица.

Установление правил

Установление лимитов и сроков не является обязательным обстоятельством, так как законодатель нигде этого не оговаривает. Тем не менее, многие компании оговаривают все условия, и их надо соблюдать.

В любом случае должны действовать правила работы с наличностью, утвержденные Центральным банком РФ, то есть расчеты с юридическими лицами не могут превышать 100 000 рублей.

Для назначения подотчетных лиц нужно издать специальный приказ, с которым каждый поименованный сотрудник должен ознакомиться и поставить свою подпись.

Зачастую предприятия разрабатывают также собственный формат заявления о выдаче под отчет. Заявление должно содержать следующие реквизиты:

• должность и расшифровка подотчетного лица;
• место для согласования руководством;
• цель выдачи и сумма;
• дата и подпись.

Деньги под отчет выдаются только после согласования такого заявления руководством, которое признает обоснованность расходов. Для расчетов используется 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами». При этом бухгалтер оперирует проводками по выдаче под отчет в зависимости от выбранного способа:

Примечание от автора! Отличие собственной карты от корпоративной заключается в том, что последняя привязана к банковскому счету юридического лица. Поэтому все движения по ней отражаются в выписках банка.

В учетной политике организации надо прописать возможность наличных и безналичных расчетов, если в этом есть необходимость. В противном случае по умолчанию выдача под отчет применяется только для наличных денежных средств.

Первичные документы и проводки при выдаче под отчет

Получив финансы на руки, подотчетное лицо должно использовать их по назначению согласно цели, указанной в заявлении. Не допускается тратить деньги предприятия на собственные нужды. Чтобы проконтролировать целевое расходование, компания обязывает подотчетных лиц представить подтверждающие первичные документы в оригиналах:

• товарные и кассовые чеки;
• платежные поручения;
• накладные и счета-фактуры;
• акты оказанных услуг и выполненных работ;
• договора и сметные расчеты;
• проездные билеты и почтовые квитанции;
• прочая документация.

71 счет закрывается в зависимости от выполненных работ или купленных товаров:

• Дт 10 «Материалы» (44 «Расходы на продажу») Кт 71 — куплены запчасти, канцтовары, хозяйственные и другие товары;
• Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71 — оплачены услуги связи, отправка писем и посылок, командировочные и транспортные расходы и так далее;
• Дт 23 «Вспомогательные производства» Кт 71 — деньги истрачены на производственные нужды (совершен мелкий ремонт);
• Дт 07 (08) Кт 71 — совершена покупка оборудования или других объектов капитальных вложений.

Вся первичная документация должна быть приложена к заполненному авансовому отчету по форме АО-1.

Примечание от автора! По новым правилам фирма может разработать собственные отчетные формы, если ее не устраивают унифицированные бланки.

Практический пример: выдано под отчет при командировочных расходах

Например, ООО «Ветер севера» отправило своего менеджера в командировку в Москву для участия в конференции на три рабочих дня со вторника по пятницу. Сотрудник решил вылететь в Москву самолетом в понедельник вечером, а вернуться обратно в пятницу вечером. Кроме того, был забронирован номер в гостинице стоимостью 2 700 руб. в сутки.

Кассир рассчитал расходы для выдачи под отчет авансом для оплаты проезда и проживания:

• билеты на самолет туда и обратно — 12 000 рублей;
• страховой сбор — 1 000 рублей;
• проживание в гостинице с вечера понедельника до утра пятницы — 4 суток * 2 700 = 10 800 рублей;

суточные, согласно установленным нормам, 4 суток * 700 = 2 800 рублей (время в пути считается временем нахождения в командировке, согласно Положения об особенностях направления работников в служебные командировки № 749 от 13.10.2008).

Таким образом, аванс составил:

• 12 000 + 1 000 + 10 800 + 2 800 = 26 600 рублей;
• Дт 71 Кт 50 — 26 600 рублей выдано под отчет на оплату командировочных расходов.

По возвращении из командировки менеджер в течение трех дней отчитался по выданным средствам. В результате сотрудник предъявил дополнительные расходы на проезд в сумме 3 330 рублей:

• от аэропорта к гостинице и обратно — 1 000 рублей;
• из дома в аэропорт и обратно — 2 000 рублей;
• проезд в метро из гостиницы к месту назначения и обратно в течение 3 дней — 330 рублей.

Менеджер написал заявление руководителю о компенсации своих транспортных расходов, которое было утверждено. По итогам бухгалтерия общества сделала записи в программе:

• Дт 71 Кт 50 — оплачен перерасход по авансовому отчету на сумму 3 330 руб.;
• Дт 26 (субконто «Командировочные расходы») Кт 71 —  29 930 рублей.

Если деньги не вернулись – как отразить в отчете

Бывает обратная ситуация, когда подотчетное лицо использует полученные денежные средства не полностью. При этом необходимо вернуть их организации:

1. Кт 50 (51, 52, 55) Дт 71 — возвращены остатки денег в кассу, на расчетный счет.

   Кроме того, возникают неприятные обстоятельства. Подотчетное лицо получило деньги и не отчиталось в установленный срок. При этом бухгалтер должен удержать сумму возникшей задолженности из зарплаты подотчетника:

2. Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»Кт 71 — вычтена невозвращенная сумма.

   Примечание от автора! Удерживать из заработной платы можно только по письменному согласию работника.

Кроме того, в глазах закона такие денежные средства считаются займом, и значит, должны облагаться НДФЛ по соответствующей ставке.

Расчеты с подотчетными лицами требуют соблюдения кассовой дисциплины работы с наличностью, так как за нарушения организация будет оштрафована, независимо от того, что промах допустило физическое лицо.

Вопросы и ответы по теме

По материалу пока еще не задан ни один вопрос, у вас есть возможность сделать это первым

Источник:

Счет 71 — проводки по расчетам с подотчетными лицами

Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.

Порядок осуществления подотчетных операций

Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.

Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.

Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

Пример бухгалтерских проводок на 71 счете

В учете ООО «Консул» были сделаны такие записи:

Источник: https://tlc80.ru/uchet/vydano-pod-otchet-provodki-prakticheskie-primery-poyasneniya-buhgaltera.html