Положение о тендерном отделе

Как создать тендерный отдел: пошаговый алгоритм

Тендерный отдел — структурное подразделение, которое отвечает за участие в закупках. В статье раскроем пошаговый алгоритм его создания.

На первый взгляд принятие решения о создании отдела выглядит предельно однозначным, ведь одним из самых эффективных приемов управления в организации является делегирование. Однако, в сфере тендерных продаж может быть несколько способов воплощения данного приема от самых неэффективных до крайне неожиданных. Рассмотрим по порядку.

Отложить создание отдела

Не всегда существует необходимость в организации тендерного подразделения на постоянной основе. Связано это с количеством заказов, в которых компания собирается участвовать.

Если у организации в планах сделать государственные контракты одним из постоянных источников дохода, то решение об организации нового структурного подразделения довольно оправданно. А если же компания планирует участвовать в 1-2 тендере в месяц, нерезонно открывать новое направление.

С таким объемом может справиться сторонняя организация, основной функцией которой как раз и является тендерный консалтинг. Поэтому после поверхностной аналитики руководитель может принять решение о приостановлении создания структурного подразделения.

Возложить дополнительные обязанности

Это одна из первых мыслей, которая приходит в голову руководителям после принятия решения об участии в госзакупках. При таком сценарии отпадает необходимость организации кампании по поиску тендерных специалистов, проведению собеседований и выбора. Проще за дополнительную плату «наградить» уже работающего сотрудника дополнительными обязанностями в области госзакупок.

Однако, как правило, такой сценарий обречен. Дело в том, что у сотрудника, во-первых, есть непосредственные обязанности, во-вторых, у него нет компетенции и опыта в новом направлении, в-третьих, отсутствует мотивация. Поэтому на практике реализация такого сценария приводит к тому, что работа выполняется спустя рукава.

В данном случае уместной будет поговорка «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь».

Создать полноценный отдел

Альтернативным решением может являться решение о создании солидного подразделения. К подобному сценарию управляющие приходят, когда анализируют объемы государственных закупок.

После этого набирается целый штат тендерных специалистов.

Однако, зачастую содержание коллектива: выплата заработной платы, налогов, взносов, приобретение мебели и офисной техники и другие издержки — приводит к тому, что на торгах их обходят компании с меньшими издержками.

Таким образом, для принятия решения необходимо оценить востребованность у заказчиков вашей продукции, количество заказов, в которых вы потенциально готовы участвовать. После этого необходимо принять решение о создании тендерного подразделения. Причем не всегда отдел подразумевает большой штат сотрудников. На первых порах с объемами справится один или два тендерных специалиста.

Строим отдел

Как мы уже определились, тендерное подразделение может состоять и из одного человека. Рекомендую при построении работы ориентироваться на функции управлений по А. Файолю:

• планирование;
• организация;
• координация;
• мотивация;
• контроль.

Планирование тесно связано с целями и аналитикой. У каждого направления в организации должны быть свои показатели и измеримые результаты. Ведь то, что мы не измеряем, мы не контролируем. В зависимости от сезона, расширения производства, социальных, экономических изменений в стране планы тендерного отдела также могут меняться.

В организацию работы входит режим рабочего времени, распределение задач, собственных или подчиненных.

Под координационной функцией стоит понимать взаимодействие с другими отделами в процессе деятельности. Например, тендерному специалисту приходится взаимодействовать с отделом снабжения для расчета цены контракта, с юридическим отделом также приходится решать совместные задачи, и с другими

Мотивация — это внутреннее стремление выполнить поставленные планы. Она может исходить как извне, например премия по результатам работы, так и внутренние мотивы могут присутствовать. Например, опыт работы в престижной компании, результаты работы, которые можно записать в портфолио.

Финальная функция — это контроль — составление отчета, выстраивание воронки продаж, подсчет цикла сделки, финальных результатов. Причем контроль может быть как текущим, например по факту закрытия контракта, так и периодическим: месячный, квартальный, годовой.

Как правило, с этими функциями справляется руководитель отдела. Однако, в результате развития одному человеку не справиться с выполнением всех функций. Поэтому целесообразно собрать команду специалистов, которые будут выполнять их все. Рекомендуем для эффективной работы отдела пригласить на работу следующих специалистов:

1. Руководитель отдела. Его главной функцией является координация и организация работы всего отдела, а также контроль и составление отчетности.
2. Специалист по аналитике. Его главной задачей должно стать планирование.
3. Юрист по торгам. Главный исполнитель, который должен отвечать за составление документов, следить за изменениями в процедуре торгов, заниматься написанием запросов на разъяснения и обращений в ФАС и суд.
4. Тендерный специалист. Его зона ответственности связана с организацией всего процесса участия. Получение подписи, настройка рабочего места, аккредитация, направление документов и подписание контракта.
5. Курьер. Он может заниматься доставлением заявок в живых процедурах. Например, запросы котировок и конкурсы. Наличие этой штатной единицы позволяет в одно и то же время участвовать и в аукционах, и в запросе котировок.

При небольших оборотах функции юриста и тендерного специалиста можно возложить на одного человека.

Распределяем обязанности

После того как мы определились с функциями отдела, нам необходимо определиться с ежедневными задачами. Ниже мы привели примерный перечень самых распространенных обязанностей из должностных инструкций практикующих тендерных специалистов, которые следует прописать в должностной инструкции.

1. Составление комплекта документов и получение ЭП.
2. Получение доступа к торгам (аккредитация, переаккредитация) на федеральных и(или) коммерческих ЭТП.
3. Настройка рабочего места для участия в торгах.
4. Поиск и мониторинг государственных заказов в ЕИС, согласно специфике деятельности организации.
5. Изучение и анализ документации, технического задания.
6. Аналитика конкурентов и мониторинг результатов завершенных тендеров.
7. Подготовка и подача заявок.
8. Получение необходимых справок и выписок, а также их нотариальное заверение.
9. Отслеживание изменений в законодательстве, регламентирующем процедуры закупок.
10. Получение займов и банковских гарантий.
11. Взаимодействие с субподрядчиками (в случае если организация является посредником).
12. Участие в закупках (личное или дистанционное).
13. Написание запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок.
14. Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках, а также результатов таких закупок.
15. Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации.
16. Подписание контрактов.

Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела

Скачать

Источник: https://goscontract.info/tender/kak-sozdat-tendernyy-otdel-poshagovyy-algoritm

Образец положения о тендерном отделе

ФЗ: письма, разъяснения, методические рекомендации, типовые документы275-ФЗ.

Государственный оборонный заказ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОБОРОННЫЙ ЗАКАЗ Нормативное правовое регулирование ГОЗЭлектронные закупки Единая информационная система (ЕИС) Электронные площадки Единая электронная торговая площадка Система электронных торгов Автоматизированная система торгов Сбербанк-АСТ Электронная торговая площадка ММВБ Электронная торговая площадка РТС-тендер Российский аукционный дом Законодательство и общие вопросы электронных закупокЗакупки коммерческих структур (не 223-ФЗ) Регламентированные закупки для коммерческих структурРазное Разное.

Структура отдела закупок и чем занимается тендерный отдел

В этом разделе обсуждаются вопросы, выходящие за рамки тем остальных разделов, но связанные с закупками и продажами.

Положение о тендерном отделе образец

Специалист по мониторингу и аналитике. Занимается поиском информации о проводимых торгах, проводит анализ завершенных процедур и конкурентной среды, отслеживает изменения информации на сайте. Юрист.

Отвечает за правильность документов организации, проверяет тендерную документацию на предмет ошибок и нарушений требований законодательства, подготавливает необходимые документы (в том числе и для получения ЭЦП), заказывает справки и выписки, занимается подготовкой жалоб и исков, представляет интересы организации в ФАС и суде.

Специалист по торгам.

договора по типам

Комплексная оценка — характеристика конкурсного предложения, полученная в результате применения к нему установленного комитетом критерия определения победителя.

Объявление о проведении открытого конкурса должно содержать сведения: — О наименовании и об адресе Организатора тендера; — О времени и месте проведения открытого тендера; — Об условиях договора закупки (платежных условиях, сроках и месте исполнения, о виде, количестве и качестве поставляемых/приобретаемых товаров, выполняемых работ и оказываемых услуг, гарантийных и сервисных обязательствах и других существенных для договора данного вида условиях); — О требованиях к участникам открытого тендера, установленных Организатором открытого тендера; — О способе получения конкурсной документации; — О критерии определения победителя тендера; — О порядке, способе, месте и сроках подачи конкурсных предложений или передачи файлов, их содержащих; — Стоимость конкурсной документации (взнос для участия в тендере); — Другие, установленные Организатором открытого тендера условия.

Например, подготовку первых частей по аукционам можно делегировать тендерной компании по сопровождению или фрилансеру. Главное, чтобы по вашей тематике у специалистов был достаточный практический опыт.

Делегировать функции по поиску тендеров крайне не рекомендуется, так как для того, чтобы отобрать действительно перспективные и интересные закупки по вашей тематике необходимо глубоко в этой тематике разбираться и уметь анализировать и просчитывать перспективы участия. Специалист, который не разбирается в Вашей тематике, сделать это качественно не сможет.

Сэкономленное время можно использовать более рационально для получения лучших результатов. Например, отводить больше времени на аналитику.

Положение о тендерном отделе в коммерческой организации

При этом создавать сразу большой отдел – серьезная ошибка, ведь если компания не планирует делать участие в закупках основным источником доходов, то одного-двух специалистов будет более чем достаточно.

Поручать при этом работу с тендерами непрофессиональным сотрудникам (бухгалтеру, юристу или секретарю) в качестве дополнительной нагрузки не стоит – в таком случае работа будет выполняться совершенно неэффективно и желаемого результата не принесет.

Однако если масштабы организации и планы руководящего состава подразумевают серьезные объемы работы и систематическое заключение контрактов с помощью тендеров, то потребуется создание полноценного отдела, в обязанности которого будет входить полное ведение закупки – от поиска торгов до заключения контракта.

Положение о тендерном отделе

• порядок и срок отзыва заявок на участие в тендере и внесения в них изменений;
• форма и порядок предоставления и разъяснения участникам тендера положений тендерной документации;
• дата, время и место вскрытия конвертов с заявками на участие в тендере;
• критерии оценки заявок на участие в тендере, порядок их сопоставления;
• срок подписания договора по итогам тендера с его победителем.

К тендерной документации может приобщаться проект договора.

3.9 Все разъяснения положений тендерной документации даются только по письменным запросам участников (в том числе в электронной форме) при условии их поступления не позднее пяти календарных дней до дня окончания подачи заявок.

4 Порядок подачи заявок на участие в тендере

4.1 Для участия в тендере подается заявка в срок и по форме, установленным тендерной документацией.

При проведении закрытого тендера приглашение принять участие в закрытом тендере направляется каждому претенденту в отдельности и всем из них одновременно. 17.2.

Положение о тендерном отделе в строительстве

Проводит мониторинг объявлений о торгах в различных источниках. 2.2. Согласует участие в торгах с директором Компании или руководителями отделов, исходя из специфики деятельности подразделений. 2.3.

Анализирует участие в торгах конкурентов и представляет информацию руководству отделов, необходимую для формирования финансовых предложений.
2.4. Совместно с юридическим отделом принимает участие в составлении запросов на разъяснение закупочной документации; 2.5.

Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера. 2.6. Планирует деятельность сотрудников отдела. 2.7.

Положение о тендерном отделе поставщика

Важно Готовит пакет документов по стратегически важным торгам в соответствии с требованиями закупочной документации. 2.11. Контролирует отправку документов на тендеры; 2.12. Составляет отчетную документацию и предоставляет ее директору компании. 2.13. В случае победы в торгах предоставляет необходимую информацию для заключения договора сотрудникам Компании.

Положение о тендерном отделе поставщика образец

• Формирование пакета документации в соответствии с требованиями и в порядке, определенном организаторами торгов.
• Проверка документации на соответствие требованиям.
• Корректировка документации, в случае необходимости.
• Проверка внесения корректив до отправки документации.
• Подготовка пакета к отправке и отправка документации.
• Контроль отправки документации организаторам торгов.
• Контроль результатов участия в торгах.
• Доведение информации о результатах торгов до заинтересованных лиц внутри компании.

Основные принципы выполнения тендерных работ:Системность – работы организуются и выполняются в соответствии с внутренними стандартами оформления документации Компании и с учетом всей совокупности требований документации.

Положение о тендерном отделе в коммерческой организации образец

Основная и главная ошибка заключается в том, что никакая компания, кроме вашей и никакой специалист, кроме Вашего сотрудника не будет так сильно заинтересованы в результате.

Первый минус привлечения аутсорсинговой компании по тендерам это: — слабая заинтересованность в результате сотрудника, который будет готовить для Вас заявку.

Даже, если Вы заплатите приличный гонорар аутсорсинговой компании, то скорее на оплате конкретного сотрудника, который будет готовить Вашу заявку, это особо не скажется.

Второй минус это не всегда высокая грамотность в Вашей тематике, тех сотрудников аутсорсинговой компании, которые будут готовить заявку. Третий минус это слабый контроль за деятельностью сотрудников, подготавливающих заявки на тендер.

Источник: https://vpt-kd.ru/obrazets-polozheniya-o-tendernom-otdele

Положение о тендерах

1.1 Настоящее Положение регулирует отношения, связанные с заключением на тендерной основе Договоров на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд предприятия.

1.2 Тендеры проводятся в целях повышения эффективности расходования средств и повышения качества приобретаемых товаров (работ, услуг).

1.3 Тендеры проводятся по следующим этапам:

• публикация извещения о проведении тендера и тендерной документации;
• вскрытие конвертов с заявками на участие в тендере;
• рассмотрение, оценка и сопоставление заявок на участие в тендере;
• определение победителя тендера;
• заключение договора по результатам проведения тендера.

1.4 Настоящее Положение применяется в случаях необходимости заключения договоров на поставку товаров, на выполнение работ, оказание услуг, предполагаемая цена которых свыше 100000 рублей.

В целях обеспечения интересов предприятия генеральный директор вправе принять решение:

• о заключении сделок, предусмотренных частью первой настоящего пункта, без предварительного проведения тендера;
• о проведении тендера на условиях настоящего Положения в случаях когда, предполагаемая цена сделки менее 100000 рублей.

1.6 При проведении предприятием тендеров в соответствии с настоящим Положением не применяются:

1.6.

1 Нормы действующего законодательства, регулирующие отношения при размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;

1.6.

2 Положения Гражданского кодекса Российской Федерации о торгах вне зависимости от формы их проведения, так как предприятия в регулируемых настоящим Положением отношениях не выступает в качестве организатора торгов, не является собственником отчуждаемой вещи или обладателем отчуждаемого имущественного права, либо специализированной организацией, действующей на основании договора с собственником вещи или обладателем имущественного права, выступающей от имени собственника или от своего имени.

1.7 Предприятие не несет обязанности по разъяснению участникам тендера причин и оснований решений тендерной комиссии о не допуске к участию в тендере, отклонении представленных заявок.

Принятые тендерной комиссией решения по результатам проведения предусмотренного настоящим Положением тендера оспариванию участниками тендера не подлежат.

2 Тендерная комиссия, участники тендера

2.

1 Деятельность по организации и проведению тендеров осуществляется тендерной комиссией предприятия (далее — комиссия).

В состав комиссии входят: директор по маркетингу и продажам; директор по экономике и финансам; юрисконсульт; руководитель профильной дирекции, инициирующей тендер; секретарь тендерной комиссии.

Председателем тендерной комиссии является генеральный директор предприятия, который осуществляет контроль и координацию работы тендерной комиссии.

2.

2.

3 Участниками тендера являются юридические и физические лица, зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей, претендующие на заключение с предприятием договора на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, и соответствующие требованиям, предъявляемым к ним настоящим Положением и тендерной документацией.

2.

4 Максимальное количество участников тендера не ограничено, минимальное количество участников должно составлять не менее двух. При наличии только одного участника либо отсутствии заявок на участие тендер считается несостоявшимся.

Предприятие вправе заключить договор с участником тендера, подавшим единственную заявку, если поданная им заявка соответствует требованиям и условиям, предусмотренным тендерной документацией либо в случае допуска к участию в тендере только указанного участника. В указанном случае предприятие в течение трех рабочих дней направляет участнику тендера договор, содержащий предложенные участником условия.

2.

5 Участники тендера, подавшие заявки на участие в тендере, должны соответствовать следующим требованиям:

2.

5.1 Должны быть зарегистрированы в установленном порядке, в случае необходимости иметь соответствующие разрешения, лицензии, свидетельства, соответствовать иным требованиям действующего законодательства.

2.

5.2 Не должны находиться в процессе ликвидации, в отношении участников тендера не должно быть принято решений арбитражного суда о признании их банкротами.

2.

5.3 Должны исполнять обязательства по уплате налогов в бюджеты всех уровней и обязательных платежей в государственные внебюджетные фонды.

2.

2.

6 Тендерной документацией к участникам тендера могут быть установлены дополнительные требования.

Участник тендера обязан информировать предприятие о6 обстоятельствах, связанных с процессом ликвидации или реорганизации, признанием его несостоятельными (банкротом) или действии в отношении него процедуры наблюдения или внешнего управления.

3 Подготовка к проведению тендера, извещение о его проведении, тендерная документация

3.

1 Структурное подразделение, отдел, заинтересованные в заключении сделки, либо работник, на которого возложена обязанность по ее заключению, в срок не менее чем за семь календарных дней до даты публикации извещения и тендерной документации представляет тендерной комиссии всю необходимую информацию и документы (в том числе техническое задание и проект договора).

3.

2 Секретарь тендерной комиссии на основании представленной информации и документов готовит проект извещения о проведении тендера и пакет тендерной документации и представляет их на рассмотрение тендерной комиссии.

3.

3 Извещение о проведении тендера и тендерная документация после их утверждения тендерной комиссией публикуются на сайте предприятия.

Извещение o проведении тендера не является публичной офертой.

3.

4 Извещение о проведении тендера публикуется не менее чем за четырнадцать календарных Дней до дня вскрытия конвертов с заявками на участие в тендере, если иной более короткий срок не установлен комиссией.

3.

5 В извещении о проведении тендера указываются следующие сведения:

• наименование, место нахождения, почтовый адрес и адрес электронной почты, номер контактного телефона и (или) факса предприятия;
• предмет договора с указанием точного количества поставляемого товара, объема
• выполняемых работ (оказываемых услуг);
• техническое задание (при наличии);
• место и срок поставки товара, выполнения работ (оказания услуг);
• начальная (максимальная) цена договора;
• тендерная документация, либо порядок предоставления тендерной документации (если условиями тендера предусмотрено ее дополнительное предоставление);
• день окончания подачи заявок на участие в тендере, место, дата и время вскрытия конвертов с заявками на участие в тендере.

В извещении могут указываться иные сведения, необходимые для проведения тендера.

3.

6 Предприятие до дня окончания подачи заявок вправе принять решение о внесении изменений в извещение о проведении тендера и (или) тендерную документацию.

Днем окончания подачи заявок, если иное не предусмотрено в извещении о проведении тендера, является последний рабочий день, предшествующий дню вскрытия конвертов с заявками.

В случае необходимости срок подачи (уточнения) заявок продлевается с таким расчетом, чтобы со дня опубликования изменений и до дня окончания приема заявок он составлял не менее десяти календарных дней.

3.

3.

8 Разрабатываемая предприятием тендерная документация должна соответствовать извещению о его проведении и содержать требования к качеству, техническим характеристикам товара (работ, услуг), функциональным характеристикам (потребительским свойствам) товара‚ условия, сроки поставки товара (выполнения работ, оказания услуг), порядок расчетов, гарантийные обязательства и иные сведения, необходимые для заключения договора по итогам тендера.

Кроме того в тендерной документации указывается:

• срок, порядок и форма подачи заявок на участие в тендере;
• требования, предъявляемые к участникам тендера и заявкам на участие в тендере;
• порядок и срок отзыва заявок на участие в тендере и внесения в них изменений;
• форма и порядок предоставления и разъяснения участникам тендера положений тендерной документации;
• дата, время и место вскрытия конвертов с заявками на участие в тендере;
• критерии оценки заявок на участие в тендере, порядок их сопоставления;
• срок подписания договора по итогам тендера с его победителем.

К тендерной документации может приобщаться проект договора.

3.

9 Все разъяснения положений тендерной документации даются только по письменным запросам участников (в том числе в электронной форме) при условии их поступления не позднее пяти календарных дней до дня окончания подачи заявок.

5 Вскрытие конвертов с заявками на участие в тендере, отбор участников тендера

5.1 Заявки на участие в тендере вскрываются в месте, в день и во время, определенные извещением о проведении тендера.

5.2 При установлении факта подачи одним участником тендера двух или более заявок на участие в тендере, данные заявки не рассматриваются, такой участник не допускается к участию в тендере.

5.3 По результатам вскрытия конвертов с заявками тендерной комиссией в тот же день составляется протокол, в котором отражаются сведения об участниках тендера, подавших заявки, сведения о заявках и приложенных к ним документах.

При подаче только одной заявки или их отсутствии, в протоколе делается отметка о том, что тендер не состоялся.

Если предприятием принято решение о заключении договора с единственным участником тендера, это отражается в протоколе.

5.4 Проверку соответствия участников тендера требованиям настоящего Положения и тендерной документации осуществляет тендерная комиссия.

При несоблюдении установленных требований, при выявлении фактов предоставления недостоверных сведений участник тендера к участию в нем не допускается либо подлежит исключению из состава его участников на любом этапе проведения тендера.

6 Оценка и сопоставление заявок на участие в тендере, определение победителя тендера

6.1 Тендерная комиссия в целях определения победителя тендера осуществляет оценку и сопоставление условий поданных заявок в соответствии с критериями, установленными тендерной документацией.

6.2 На основании результатов оценки и сопоставления заявок всем заявкам присваиваются порядковые номера в зависимости от выгодности предложенных условий.

Победителем тендера признается участник, предложивший наилучшие условия заключения договора, его заявке присваивается первый номер.

6.4 По результатам оценки, сопоставления заявок и определения победителя тендера составляется итоговый протокол, в котором отражаются:

• количество и сведения об участниках тендера;
• сведения о поступивших заявках;
• решение комиссии о победителе тендера.

6.5 Тендерная комиссия осуществляет вскрытие конвертов с заявками, отбор участников тендера, сопоставление заявок и определяет победителя тендера в срок, не превышающий семи календарных дней.

7 Заключение договора по результатам проведения тендера

7.1 После подписания протокола о результатах тендера тендерная комиссия направляет победителю тендера договор, составленный в соответствии с условиями, предложенными победителем в заявке на участие в тендере.

7.2 Если победитель тендера отказался от подписания договора, подписал его на иных условиях, отличающихся от предложенных в процессе тендера, либо подписанный договор не был возвращен предприятию в установленный срок, победитель тендера признается уклонившимся от подписания договора.

7.3 Предприятие вправе отказаться от заключения договора с победителем тендера в случае выявления его несоответствия требованиям, предусмотренным настоящим Положением.

7.4 В случае уклонения победителя тендера от заключения договора либо отказе предприятия в его заключении. Предприятие вправе заключить договор с участником тендера, заявке которого присвоен второй номер, на условиях, предложенных победителем тендера либо на условиях, указанных в заявке данного участника.

Смотреть все записи от Admin

Источник: https://gostost.ru/pologenie-o-tenderah/

Структура отдела закупок и чем занимается тендерный отдел

Отдел закупок – одно из важнейших подразделений множества предприятий, особенно если речь идет об организациях, принимающих участие в коммерческих и государственных тендерах. О том, что собой представляет отдел закупок в таких компаниях, и чем он занимается, сегодня и пойдет речь.

Функции и задачи

В случаях, когда речь идет об участниках коммерческих и государственных торгов, отдел закупок зачастую называют тендерным отделом.

Основными задачами отдела закупок заключаются в:

• обеспечении участия организации в торгах;
• участии в формировании и поддержании имиджа организации;
• привлечении новых клиентов и контрактом через систему тендеров.

Для обеспечения наиболее эффективной деятельности в данном направлении в подавляющем большинстве случаев требуется создание специального отдела с квалифицированным персоналом, замотивированным на выполнение поставленных задач.

Основные функции тендерных отделов представляют собой:

• подготовку необходимой документации и оформление электронной подписи;
• аккредитацию и переаккредитацию на федеральных или коммерческих ЭТП;
• настройку необходимого ПО для участия в аукционах;
• поиск необходимой информации о проводимых тендерах согласно специфике учреждения;
• изучение и анализ документов, технического задания;
• мониторинг итогов предыдущих торгов;
• анализ конкурентной среды;
• согласование ключевых моментов участия в закупке с вышестоящим руководством;
• подготовку документации, заполнение форм и подачу заявок;
• изучение законодательства в рамках проведения торгов;
• получение необходимых выписок и справок, их нотариальное заверение;
• взаимодействие с поставщиками (если компания является посредником);
• взаимодействие с финансовыми организациями на предмет получения тендерных займов и банковских гарантий;
• непосредственное участие в закупках;
• подготовка запросов на разъяснение документации;
• взаимодействие с организаторами закупок;
• отслеживание корректировок в извещениях о проводимых торгах;
• отслеживание результатов закупок;
• составление необходимых исков и жалоб для защиты интересов компании;
• заключение контрактов.

Структура

Структура тендерного отдела зависит, как правило, от масштабов компании и объемов работы, однако наиболее часто встречается следующая структура отдела закупок:

• руководитель отдела — связующее звено между отделом закупок и другими отделами организации, контролирует работу всего отдела;
• специалист по мониторингу и аналитике — занимается поиском информации и анализом завершенных торгов;
• специалист по торгам — занимается аккредитацией, настройкой рабочего места и подготовкой заявок, непосредственно участвует в торгах;
• юрист — отвечает за юридическую сторону оформления документации, представляет интересы организации в суде и контролирующих органах;
• курьер — занимается доставкой документов на бумажном носителе по адресу организатора торгов.

Какие KPI у отдела закупок?

В силу специфики работы показателями KPI у отдела закупок являются не только количественные (экономические), но и качественные параметры. Качественными параметрами в данном случае являются такие показатели деловой активности отдела, как:

• своевременность всех расчетов;
• своевременность выполнения поставленных задач;
• мониторинг и анализ цен конкурентов;
• качественное пополнение складских запасов.

При этом наиболее популярными системами оплаты являются:

• фиксированная оплата (оклад);
• оплата за результат:
  • оклад + процент от суммы выигранных тендеров;
  • оклад + фиксированная плата за выполнение плана;
  • процент от суммы выигранных торгов;
  • фиксированная плата за каждую допущенную заявку.

Оплата за результат мотивирует работников тендерного отдела добиваться поставленных задач, а именно – заключать новые контракты и привлекать новых клиентов. В случае с фиксированной оплатой мотивация практически отсутствует.

Положение об отделе закупок по 44-ФЗ: образец

Ознакомиться с примерами положения об отделе закупок в рамках 44-ФЗ можно по ссылке https://yadi.sk/i/GpJboAT93KxGTR или https://yadi.sk/i/zay1OwLh3KxGUB.

Руководитель отдела закупок и его обязанности

Руководитель отдела закупок представляет собой своеобразное связующее звено между собственным отделом и другими подразделениями компании. Основными обязанностями руководителя является координация и контроль работы сотрудников, а также согласование финансовых и технических вопросов участия в торгах с высшим руководством.

Полный список обязанностей руководителя тендерного отдела гораздо шире и включает в себя, как правило:

• мониторинг объявлений о закупках;
• согласование участия в торгах с вышестоящим руководством;
• анализ участия в торгах конкурентов;
• участие в составлении запросов на дачу разъяснений положений документации;
• планирование деятельности сотрудников отдела;
• контроль подготовки предложений по тендерам и графиков выполнения работ;
• определение сроков предоставления документации специалистами организации в тендерный отдел;
• контроль подготовки комплектов документов на тендеры;
• участие в заполнении форм документации согласно закупочной документации;
• подготовка пакетов документов по особенно важным торгам;
• контроль отправки документации на тендеры;
• составление отчетной документации;
• информирование юридического отдела о необходимости предоставления финансового обеспечения и о сроках предоставления подтверждающих документов;
• предоставление необходимых сведений в бухгалтерию;
• отслеживание изменений в законодательстве в рамках проведения торгов;
• руководство деятельностью подчиненных;
• предоставление предложений о поощрении или депремировании сотрудников отдела;
• содействие повышению квалификации сотрудников отдела.

Должностная инструкция

Скачать должностную инструкцию руководителя отдела закупок можно здесь: https://yadi.sk/i/biE8pg1m3KxGZ4.

Сколько зарабатывает: зарплата

На заработную плату руководителя тендерного отдела влияет множество факторов, в том числе его опыт работы, квалификация, а также масштабы компании.

Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев заработная плата руководителя отдела закупок начинается от 45 тысяч рублей. При этом некоторые организации предлагают своим сотрудникам и более выгодные условия с окладом в 90-120 тысяч рублей в месяц.

Обязанности

Обязанности специалиста тендерного отдела могут быть возложены как на одного сотрудника, так и разделены между несколькими – в зависимости от объема работ и масштабов фирмы. Основные обязанности тендерного специалиста заключаются в:

• участии в проведении мониторинга объявлений о закупках;
• подготовке комплекта документов согласно установленным требованиям;
• оформлении предложений;
• получении финансовых данных и отчетности в бухгалтерии;
• получении справок и необходимых документов в госструктукрах;
• заполнении форм документов по поручению руководителя;
• формировании пакета документов, входящего в тендерную заявку;
• организации отправки документов на тендеры;
• контроле получения отправленной документации Заказчиком;
• выполнении курьерской функции в случае возникновения необходимости;
• структуризации сведений о торгах на бумажных и электронных носителях;
• подготовке ответов на письма и запросы в рамках собственной компетенции;
• выполнении поручений руководителя в сфере своей компетенции.

Должностная инструкция менеджера отдела закупок

Для того чтобы скачать пример должностной инструкции тендерного специалиста, необходимо перейти по ссылке https://yadi.sk/i/sWtD0ctg3KxGj7.

Как определить, нужен ли компании тендерный отдел?

Основным признаком необходимости создания тендерного отдела является намерение компании участвовать в тендерах на постоянной основе. При этом создавать сразу большой отдел – серьезная ошибка, ведь если компания не планирует делать участие в закупках основным источником доходов, то одного-двух специалистов будет более чем достаточно.

В некоторых случаях целесообразно даже не создавать собственный отдел, а передать данную часть работ аутсорсинговой компании.

В таком случае организация может неплохо сэкономить на создании и обустройстве новых рабочих мест, регулярной выплате заработной платы и налогов.

Поручать при этом работу с тендерами непрофессиональным сотрудникам (бухгалтеру, юристу или секретарю) в качестве дополнительной нагрузки не стоит – в таком случае работа будет выполняться совершенно неэффективно и желаемого результата не принесет.

Однако если масштабы организации и планы руководящего состава подразумевают серьезные объемы работы и систематическое заключение контрактов с помощью тендеров, то потребуется создание полноценного отдела, в обязанности которого будет входить полное ведение закупки – от поиска торгов до заключения контракта. Кроме этого, тендерный отдел должен будет тесно взаимодействовать и с другими подразделениями организации, поэтому подбирать персонал следует особенно тщательно.

Источник: https://specworkgid.ru/zakupki-i-tendery/otdel-zakupok.html